Desde Voxel Group, queremos aportar nuestro granito de arena a la gestión de la crisis COVID-19 a la que nos estamos enfrentando a nivel mundial y, para ello, hemos decidido lanzar un artículo sobre cómo estamos gestionando esta situación a nivel interno. Nuestro objetivo es aportar ideas que puedan ayudar a otras empresas a sobrellevar mejor esta crisis y, así, contribuir también a una pronta recuperación de la economía. 

Esta iniciativa está alineada con nuestro propósito superior como empresa: ayudar a crear tejido empresarial feliz. En Voxel, creemos que un lugar de trabajo debe ser un espacio en el que los trabajadores somos felices y están motivados, dado que somos el elemento clave y los que cuidamos del negocio y trabajamos en equipos de alto rendimiento, además de que el resultado de nuestro trabajo como empresa es ambientalmente respetuoso y responsable con la sociedad. Y es el empeño en ser una empresa sana, el que nos aporta mayor capacidad de resiliencia en momentos de crisis.

Así pues, nuestras primeras acciones para afrontar la crisis han ido alineadas a tres grandes objetivos: crear una visión e información de contexto compartidos por toda la compañía, poner foco en iniciativas estratégicas a corto plazo y asegurar la sincronización de toda la organización en un momento de tantos cambios, mientras teletrabajamos. Todo ello, sin dejar de seguir invirtiendo en nuestro futuro: personas, cultura y consciencia.

Visión y contexto compartidos 

Es clave que toda la organización tenga la misma visión respecto al contexto actual, pasando por la situación del sector, los clientes, empresas similares, decisiones tomadas y las previsiones de recuperación. Esta visión compartida será fundamental, ya que nos permitirá conseguir un alineamiento total de la compañía sobre la situación, así como los siguientes pasos a dar y en qué aspectos se necesitará ayuda. 

En el caso de Voxel, Àngel Garrido, el CEO del grupo, realiza 3 mini- comunicaciones a toda la compañía cada semana por videoconferencia. El objetivo es estar al corriente de la situación en la que se encuentra la empresa, qué decisiones se están tomando y cómo éstas evolucionan. En sus palabras: “la empresa no existe, sino que existen las personas que la hacemos posible”, y sólo de lo que hagamos todos juntos va a depender salir de esta situación.

Por otro lado, es importante ser optimista en una pronta recuperación. Para ello, Xavier Ginesta, Presidente en Voxel, envió una comunicación muy inspiradora incluyendo los últimos avances científicos sobre el coronavirus, fruto de la colaboración de expertos en todo el mundo. 

Foco total

Con el fin de transformar la crisis en una oportunidad, se tomó la decisión de poner el foco en las iniciativas que son clave para el negocio, algunas de las cuales habían sido complicadas de llevar a cabo en el día a día, y repriorizar el resto. Esta decisión implicó:

• Escoger iniciativas estratégicas muy concretas y trocearlas todavía más para obtener resultados a corto plazo.
• Focalizar a cada equipo en una sola iniciativa.
• Poner el foco en mejorar procesos de calidad y Continuous Delivery.

Además, para visualizar que los temas anteriores progresan a un buen ritmo, se han creado dashboards de seguimiento específicos.

Notar que un efecto importante de este foco es que se ha reducido el número de reuniones en la organización, lo cual ha redundado en dedicar más tiempo productivo a esas actividades estratégicas.

Sincronización máxima

En estos momentos, es también vital mantener una alta sincronización en toda la empresa y dedicar el máximo de capacidad productiva a conseguir estos objetivos a corto plazo. Para ello, hemos reducido o pausado algunas actividades grupales, como algunos tipos de reuniones, y hemos aumentado aquellas que nos ayudan a gestionar la situación actual. En esta línea, hemos decidido:

• Aumentar la sincronización de temas transversales a través de las Dailys de los equipos de product management y del Círculo de Governanza tecnológico.
• Mantener el Weekly de transformación y el chapter de Team Coaches, donde se comparten temas en los que es necesaria una misma visión. En el caso de que sea necesario trabajar en los detalles, se deriva a reuniones aparte con sólo las personas interesadas.
• Hacer checkpoints cada semana (en medio de los Sprints), dada la incertidumbre de estos primeros días, la complejidad del contexto, la multitud de cambios y la necesidad de una rápida repriorización.
• Acordar una regla de comunicación fluida. Si se produce el cruce de 4 o 5 mensajes máximo en Slack, nuestra herramienta de comunicación interna, se deriva en una call para cerrar el tema más rápido.

Y todo ello implementado en un tiempo récord, debido a la situación de contexto cambiante. Y es que en Voxel Group, uno de los valores que nos definen es ser amantes del reto: Challenge Maniacs. 

Teletrabajo: mejorar rápidamente y hacerlo amigable 

En Voxel, el teletrabajo ya estaba ampliamente extendido antes de la crisis. Este hecho nos ha facilitado la incorporación de la empresa por completo en el trabajo remoto. De cualquier manera, hemos seguido buscando pequeñas mejoras durante esta primera semana, al tratarse de un teletrabajo diferente al habitual en unas circunstancias excepcionales. 

Así, se han introducido pequeñas retrospectivas después de cada daily para obtener feedback rápido y ver en qué podemos mejorar. Además, creamos salas virtuales para cada equipo para sentirnos más cerca de los compañeros durante el día. Y, por iniciativa de los trabajadores, también hemos creado una cafetería virtual, donde, en cierto modo, podemos seguir socializando con nuestros compañeros de trabajo.

Todo ello, con la especial entrega de nuestro equipo de sistemas, que nos ha estado dando soporte para poder movernos todos a este formato de trabajo. 

Seguir invirtiendo en nuestro futuro: personas, cultura y consciencia

El confinamiento también nos permite continuar con el desarrollo de nuestros equipos y realizar una introspección más profunda, con más foco en aspectos personales. 

Para ello, aprovechamos el análisis DiSC que recientemente hicimos a cada uno de los miembros de los equipos y hemos puesto el foco en las reuniones 1 on 1. 

Estas reuniones nos ayudarán a realizar una dinámica específica de equipo cuando volvamos a las oficinas y, así, mejorar la manera en que interactuamos. 

De momento, estos han sido los primeros pasos en los que hemos estado trabajando en Voxel Group para hacer frente a esta crisis sin precedentes. A partir de aquí, seguimos trabajando en nuevas iniciativas que nos ayuden a sobrellevar esta situación altamente cambiante y las compartiremos con la comunidad para que todos juntos podamos superar este gran reto.